Oltre la Missione Impossibile: Come Valutare Davvero una Società di Consulenza

Una missione impossibile

Preferite ascoltare? 🎧 Ecco una breve panoramica audio di questo articolo, generata con l'intelligenza artificiale:

Una mattina, sulla vostra scrivania, trovate un paio di occhiali. Li inforcate e all'improvviso sentite una voce che dice: "La sua missione, se deciderà di accettarla, è valutare in maniera completa, rigorosa e imparziale la società di consulenza con la quale avete collaborato. Questo messaggio si autodistruggerà in 5, 4, 3, 2, 1...".

D'accordo, forse è un po' esagerato. Forse questa non è una vera e propria Mission Impossible, ma per molti aspetti le somiglia molto. Valutare in maniera oggettiva l'operato di una società di consulenza, con la quale avete collaborato o state collaborando, sembra un compito semplice, quasi accessorio alle volte. Ma non lo è. E se volete farlo bene, e fare del bene alla vostra azienda e al vostro progetto, dovete riuscire a trasformare quello che potrebbe essere un giudizio personale e parziale in qualcosa di imparziale: in breve, in un processo ripetibile.

Elementi di un processo ripetibile possono essere (ma non vuole essere un elenco esaustivo):

Standardizzazione: L'uso di metriche o indicatori di performance (KPI) predefiniti.

Documentazione: L'importanza di registrare le osservazioni e i dati.

Frequenza: Quanto spesso dovrebbe essere fatta questa valutazione?

Coinvolgimento: Chi dovrebbe essere coinvolto nel processo di valutazione? (Non solo la persona che ha scelto la consulenza, ma magari anche il team che ha lavorato con loro).

Perché Valutare Non È Mai Personale (Ma È Cruciale)

Dovete ricordarvi che avete scelto questa società utilizzando i criteri di cui abbiamo già parlato in un articolo precedente. Non vi siete affidati al caso, ma già in quell'occasione avete seguito un processo.

È fondamentale ricordare che non c'è nulla di personale in quello che state facendo. Dato che si collabora con altre persone, e dato che sono in gioco anche dei rapporti umani oltre che professionali, è chiaro che il compito è tutt'altro che semplice. Dovete sempre tenere a mente l'importanza che il lavoro svolto insieme a questa società di consulenza rappresenta:

• per il vostro progetto

• per la vostra azienda

• per il vostro lavoro e per i vostri colleghi

• e anche per l'azienda di consulenza stessa, per chi ci lavora e per i propri responsabili, perché non è una relazione monodirezionale ma bidirezionale.

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Essenzialmente, si tratta di essere onesti: onesti con se stessi, onesti con le persone con le quali si lavora, onesti con la vostra azienda e onesti con la azienda con cui si collabora.

L'Importanza di una Metodologia di Valutazione

Ricordatevi sempre che nessuno ha mai detto che sarebbe stato un compito facile. Anzi, nessuno vi ha nemmeno mai detto che era un compito che dovevate svolgere, ma tutti, credo, lo considerino qualcosa di scontato. Dubito anche che qualcuno di voi abbia fatto un corso aziendale per essere preparato a questo aspetto del proprio lavoro, per avere criteri oggettivi di valutazione, per avere una metodologia che non sia solo basata sul vostro buon senso, ma che possa invece anche provenire dall'esperienza di altri, e, perché no, da metodologie testate e ritestate sul campo.

Divideremo la valutazione in quattro macro-gruppi. Naturalmente, questa non è una limitazione, ma solo un aiuto per schematizzare le cose.

I Quattro Scenari di Valutazione

I quattro gruppi sono:

1. Una situazione in cui tutto è andato meravigliosamente bene, esattamente come ve lo aspettavate.

2. Una situazione in cui ci sono stati alti e bassi, ma tutto sommato le cose sono andate abbastanza bene.

3. Una situazione nella quale oggettivamente le cose sono andate più male che bene, anche se qualcosa di buono c'è stato.

4. L'ultimo caso, in cui francamente nulla è andato come doveva.

Quattro casi differenti, per ciascuno dei quali vi fornirò il mio punto di vista e la mia esperienza maturata in anni nei quali mi sono capitate tutte e quattro le situazioni.

Caso 1: Tutto è stato fantastico!

Questo sembra il caso più semplice: tutti sono contenti, il lavoro è stato fatto correttamente con il giusto livello di qualità. Sembra che non ci sia nulla da fare, un lavoro facilissimo. Eppure, anche in questa situazione, secondo me c'è un lavoro da fare. Tutto è andato benissimo, fantastico, ma la domanda è:

• Avreste potuto fare meglio?

• Avreste potuto scegliere una società che avrebbe potuto lavorare ancora meglio?

• La società che ha lavorato con voi avrebbe potuto fare meglio?

Per parlare di un esempio concreto immaginate un caso in cui la società in questione abbia consegnato un lavoro in tempo, ma questo lavoro gli è costato meno di quanto preventivato in termini temporali. Avrebbe potuto consegnare con una settimana di anticipo e in quella settimana voi avreste potuto integrare il loro lavoro e testarlo con più calma, magari scoprendo più problemi. Altro caso se l’azienda aveva già sviluppato in passato la stessa funzionalità con un risutlato innovativo, che però non vi viene proposto per semplice inedia. Quindi, il fatto che la società di consulenza abbia lavorato bene paradossalmente non vi sottrae alla necessità di giudicare comunque quello che è stato fatto. Il vecchio adagio "non c'è cosa fatta bene che non si possa fare meglio" si applica perfettamente a questa casistica.

Caso 2: Qualcosa è andato bene, qualcosa no.

In questo caso è necessario comunque valutare quello che non è andato.

• È stato un problema di comprensione?

• Di strumenti non adeguati?

• Di requisite di progetto cambiati lungo la via?

I motivi per cui ci possono essere stati degli intoppi sono molteplici e vanno analizzati. Vi consiglio di mettere i pro e i contro su due colonne, e per ciascuno assegnare una sorta di "peso" o importanza. Ad esempio se un consulente ha consegnato il 90% del progetto ma ha fallito nella comunicazione con il team, causando ritardi interni, come si bilanciano questi aspetti? Si può procedere assegnando un “peso” alla consegna (i.e. 40%) e un peso alla comunicazione (i.e. 20%), e verificando come impattano le diverse voci sul totale complessivo. Alla fine è necessario fare una somma, tirare le conclusioni e vedere se gli aspetti positivi sono in grado di compensare quelli negativi. Se non è così, dovete anche in questo caso rivalutare la società che avete selezionato e di nuovo tornare a controllare i criteri che avete utilizzato per la selezione.

Ricordatevi sempre che quando fate una valutazione, dovete dopo la valutazione tornare sempre a valutare i vostri criteri, perché siete stati voi a scegliere quella società di consulenza. E se qualcosa non è andato bene, è sulla vostra scrivania che spesso si trova la soluzione.

Caso 3: Le cose non hanno funzionato come avrebbero dovuto.

Adesso andiamo in un caso ancora peggiore, dove le cose che hanno funzionato sono oggettivamente e decisamente poche e poco soddisfacenti. Qualcosa ha funzionato, ma non basta a salvare la situazione. In questo caso è inevitabile che dobbiate tornare ai vostri criteri e ragionevolmente modificarli. Non sarà semplice identificare cosa cambiare e cosa tenere, ma è necessario farlo. Questo perché immaginate cosa succederebbe se doveste replicare su un altro progetto, e un altro, e un altro ancora, lo stesso risultato scadente che avete avuto. Non si tratta di trovare un colpevole, ma piuttosto di trovare l'errore.

Caso 4: Collaborazione totalmente fallimentare.

Il quarto e ultimo caso, che mi auguro non vi capiti mai ma purtroppo è possibile che succeda, è quello in cui non si riesce a salvare assolutamente niente del lavoro fatto. È stata una collaborazione totalmente disastrosa. In questo caso non si tratta più di rivalutare i vostri criteri singolarmente (potreste anche farlo, naturalmente), quanto piuttosto di ripartire dal foglio bianco, perché se nulla ha funzionato c'è qualcosa di sistemico da correggere, qualcosa di più profondo. E se anche vi sembra dispendioso dal punto di vista temporale (perchè già avete mille impegni da seguire per il vostro lavoro quotidiano), alla fine vi consiglio di verderlo come un investimento che paga sempre nel medio-lungo termine.

Alcune azioni possibili sono:

·      Un'analisi retrospettiva approfondita per identificare le radici del fallimento.

·      Rivedere l'intero processo di selezione dei fornitori.

·      Considerare un cambio radicale di approccio nella gestione delle consulenze.

La Chiave del Successo: I Vostri Criteri

Ricordatevi sempre: i vostri criteri sono i vostri migliori alleati. Una volta che funzioneranno, potrete riutilizzarli ancora e ancora e ancora, anche quando avrete cambiato ruolo in azienda, anche quando la struttura dell'azienda cambierà. I vostri criteri saranno lì a supportarvi, se avete lavorato correttamente su di loro.

In tutti e quattro i casi, come avete potuto vedere, dalla valutazione si torna ai criteri, e poi dai critreri si passa ad una nuova valutazione, in un ciclo virtuoso di miglioramento continuo, una sorta di spirale ascendente di apprendimento.

Riassumendo: valutare sempre l'operato della società di consulenza con la quale avete collaborato è un'attività necessaria. Deve essere svolta con la stessa attenzione, lo stesso rigore e la stessa disciplina con la quale affrontate l'utilizzo dei vostri criteri di selezione.

E anche in questo caso, se avete dei dubbi su come affrontare la valutazione, non esitate a contattarmi. Il mio lavoro è aiutare le aziende come la vostra in tutte le fasi di lavoro con una società di consulenza: dalla selezione alla valutazione.

Grazie e a presto.